Slik bruker du spørsmålsrunden til å vinne anbudet

Alle nyheter

I de fleste offentlige konkurranser har leverandørene mulighet til å stille skriftlige spørsmål til oppdragsgiver før tilbudsfristen. Svarene publiseres anonymt og deles med alle. De fleste bruker runden til å be om enkle avklaringer. Men strategisk sett er dette din beste sjanse til å påvirke konkurransegrunnlaget — og dermed dine egne vinnersjanser.

Tvinge frem endringer i kravene

Hvis du ser krav i konkurransegrunnlaget som favoriserer den sittende leverandøren — eller som utelukker deg på usaklig grunnlag — er spørsmålsrunden øyeblikket for å handle. Et godt formulert spørsmål kan tvinge oppdragsgiver til å endre kravspesifikasjonen.

Nøkkelen er å stille spørsmålet slik at svaret avslører problemet. I stedet for å klage direkte, kan du for eksempel spørre: «Kan oppdragsgiver bekrefte at kravet om X også kan oppfylles av leverandører som bruker løsning Y?» Hvis svaret er nei, har du tvunget oppdragsgiver til å enten endre kravet eller begrunne hvorfor det er saklig.

Krev likebehandling

Hvis du konkurrerer mot en leverandør som allerede utfører oppdraget, har de informasjon du mangler — volumer, leveringssteder, interne rutiner. Likebehandlingsprinsippet gir deg rett til å kreve den samme informasjonen.

I en KOFA-sak fra 2023 ble Sarpsborg kommune felt fordi de nektet en utfordrer å få listen over leveringssteder for legemidler — informasjon den sittende leverandøren allerede hadde. Konkurransen måtte avlyses. Du kan bruke Q&A-runden til å be om slike data. Nekter oppdragsgiver, har du grunnlag for en klage.

Påfør konkurrenten «Winner's Curse»

Et mer offensivt grep er å stille spørsmål som tvinger oppdragsgiver til å presisere krav som gjør det dyrere for konkurrenten å levere. Hvis du vet at den sittende leverandøren har basert sin løsning på en billig men utilstrekkelig metode, kan du spørre om oppdragsgiver krever en høyere standard. Svarer oppdragsgiver ja, har du nettopp økt konkurrentens kostnader — uten at du selv må løfte en finger.

Tre praktiske regler

For det første: Still spørsmål tidlig. Venter du til siste dag, risikerer du at oppdragsgiver ikke rekker å svare — eller ikke vil endre grunnlaget så sent i prosessen.

For det andre: Formuler spørsmålet som en forespørsel om avklaring, ikke som en klage. «Kan oppdragsgiver presisere om...» er mer effektivt enn «Vi mener kravet er ulovlig».

For det tredje: Les alle svarene som publiseres — også svarene på andres spørsmål. De kan inneholde endringer i kravspesifikasjonen som påvirker din prisstrategi.

Spørsmålsrunden er din mulighet til å forme banen du skal konkurrere på. Bruk den aktivt — det er den eneste lovlige måten å påvirke spillereglene etter at konkurransen er lyst ut.