Oppdragsgiver sender en «anmodning om avklaring». Svarer du feil, risikerer du å bli avvist. Her er den enkle testen som hjelper deg.
Det er et øyeblikk mange leverandører frykter: Du har levert tilbudet, fristen er ute, og så kommer e-posten fra oppdragsgiver med overskriften «Avklaring». I iveren etter å fremstå som serviceinnstilt gir mange et svar som legger til ny informasjon — og nettopp det kan være fatalt.
I en standard anbudskonkurranse er tilbudet ditt låst i det fristen utløper. Det skal evalueres nøyaktig slik det forelå ved innleveringstidspunktet. Du kan ikke reparere feil, fylle hull eller justere priser i etterkant. Men oppdragsgiver kan likevel be om en avklaring — og da må du vite forskjellen.
Før du sender svaret, still deg selv dette spørsmålet: Forklarer jeg noe som allerede sto i tilbudet — eller tilfører jeg noe nytt?
Lovlig (ser bakover): Du forklarer hva du faktisk mente med en formulering i tilbudet. Du ettersender dokumentasjon på et faktum som beviselig eksisterte før fristen, for eksempel en firmaattest eller et sertifikat datert før fristen.
Ulovlig (ser fremover): Du tilfører ny informasjon som ikke fantes i det opprinnelige tilbudet. Du legger ved en oppdatert løsningsbeskrivelse. Du bytter ut en CV. Du presiserer noe som gjør tilbudet bedre enn det var ved fristen.
Tenk deg at du har glemt å fylle ut en linje i prisskjemaet, men totalprisen er fylt ut. Det er lovlig for oppdragsgiver å be deg bekrefte at den tomme linjen er inkludert i totalprisen — her endres ikke bunnlinjen. Men det er ulovlig å la deg legge til en ny pris på den tomme linjen som øker totalprisen.
En annen klassisk felle: Oppdragsgiver spør «I krav 4.2 står det at dere leverer X. Mener dere egentlig Y (som er kravet)?» Svarer du «Beklager, det var en skrivefeil — vi mener selvsagt Y», har du nettopp forbedret tilbudet ditt. Du tilbyr nå noe annet og bedre enn det som sto ved fristen. En våken konkurrent kan kreve at du avvises.
Sjekk først ditt opprinnelige tilbud. Står svaret der allerede, men gjemt? Da refererer du til det: «Som beskrevet i tilbudets kapittel X, avsnitt Y...» Slik beviser du at informasjonen allerede lå der.
Unngå å legge ved nytt materiell — nye brosjyrer, oppdaterte løsningsbeskrivelser eller forbedrede CVer. Med mindre det dreier seg om rent objektiv dokumentasjon som en skatteattest, er det tryggere å la være.
Tommelfingerregel: Er du i tvil om svaret ditt endrer tilbudet, er det bedre å stå på det du har levert enn å risikere avvisning for ulovlig endring.
Vi bistår leverandører med å navigere det juridiske minefeltet etter tilbudsfristen.
Les om vår bistandMeld deg på nyhetsbrevet og få faglige oppdateringer rett i innboksen.